Маълумот – библиографик ишларни ҳисобга олиш бирликлари, хусусиятлари

 

 

Бу соҳадаги ҳисоб алоҳида хусусиятга эга. Библиография бўлими ва библиографик хизмат кўрсатиш билан шуғулланувчи бошқа бўлимларда ҳам бу ҳисоб ягона шаклда олиб борилиши мақсадга мувофиқдир.

Ўзига хос, пухта ўйланган ҳолда ҳисобга олиш ишни тўғри ва асосли режалаштиришга, сўроқлар оқимини ўрганишга, маълумотнома библиографик аппаратни такомиллаштиришга, ходимларнинг малакасини оширишга ёрдам беради.

Ҳисобга олиш объекти – бир марталик библиографик ва фактографик сўроқлар ва уларга берилган  жавоблар (сўроқ, маслахат), бошқа кутубхоналарга юборилган сўроқлар ва рад жавобларидир.

Бир марталик библиографик ва фактографик сўроқлар ва уларга берилган маълумот ва маслахат шаклида (рад жавоби ҳам) бажарилган жавоблар, шунингдек, бошқа ахборот-кутубхона муассасаларига юборилган сўроқлар ҳисобга олиш объекти ҳисобланади.

Ҳисобга олиш бирлиги – сўроқ ва унга берилган ҳар бир ёзма ёки оғзаки жавоб -  справка бўла олади.

Сўроқ ва унга жавоб – маълум мавзудаги ҳужжатлар тўғрисида маълумот берувчи (мавзули) ёзма ёки оғзаки справка, ёки бирор аниқланган библиографик ёзув (аниқловчи) ёки аниқ бир ҳужжатнинг жойлашган ўрнини кўрсатувчи (манзилли библиографик) ёки аниқланган факт тўғрисидаги (фактографик) справка ҳисобга олиш бирлиги бўлади.  

Бажарилган сўроқларни ҳисобга олиш эса, ахборот-кутубхона муассасаларида қабул қилинган ҳисобга олиш шаклларида рўйҳатга олинган ҳамма справкаларни қўшиб ҳисоблаш билан амалга оширилади.

Бошқа ахборот-кутубхона муассасаларига юборилган бир марталик сўроқлар ҳамда рад жавоблари ахборот-кутубхона фаолиятининг асосий кўрсаткичларига киритилмайди, аммо улар справка библиографик хизматни таҳлил қилишда ҳисобга олиб кўрилади.

Турли каналлардан ахборот-кутубхона муассасасига (китобхондан, телефон, почта, телетайп орқали) тушадиган бир марталик сўроқлар ва уларга жавоблар ахборот-кутубхона муассасаси бўлинмалари учун ягона шакл бўлган алоҳида ҳисоб китобида рўйхатга олинади.

Агар сўроқ уни бажаришга узоқ вақт талаб қилса, унга махсус бланк тўлдирилади, бу бланк бажариш услуби ва муддатини назорат қилиш воситаси бўлади. Ҳисобга олиш китоби ва сўроқ бланклари муҳим бирламчи ҳисоб ҳужжатларидир, улар асосида справка библиография хизмати таҳлил қилинади ва ҳисобот тузилади.

АРМларда АКМдаги ҳисоб шаклига ўхшаш алоҳида ҳисоб шаклини ишлаш тавсия қилинади.

Қуйида ахборот-кутубхона муассасаларида ҳисобга олиш журнали чизмаси билан танишиш мумкин:

  

С       Ў        Р        О           В
Тушган  вақти	Т/р	Китобхоннинг исм шарифи, ташкилот  номи	Сўров хили					Сўроқ мақсади		Сўроқнинг мазмуни (мавзу, адабиёт, қайси йил лар учун, ҳужжат хили, тили, тўлиқлиги, муаллиф, ҳужжатнинг номи		Фан тармоқлари
			Мавзули	Аниқловчи	Манзилли библиографик	Фактографик	Консультацияли
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10		11

  

Ж    А    В    О   Б
Сўровнинг номи						Бошқа кутубхоналарга юборилган		Бажариш манбаси, тақдим этилган ҳужжатлар номларининг сони		Чиқиш хатининг тартиб рақами,  муддати  бажарувчининг имзоси	Изоҳ (рад этилишининг сабаби, юборилган кутубхона манзили)
Мавзули	Аниқловчи	Манзилли библиографик	Фактографик	Консультацияли
1	2	3	4	5	6		7		8		9

                     Маълумот библиография ишларини яхши йўлга қўйилган ҳисобга олиш асосида кўрсаткичларни чуқур таҳлил қилиш мумкин, бу таҳлил бажарувчиларга, ахборот-кутубхона муассасалари МБАни такомиллаштиришга самарали таъсир этиш имконини беради. Айниқса, мавзули сўроқлар билан мурожаат этаётган фойдаланувчилар таркибини, мавзули сўроқлар мазмунини, шунингдек ахборот-кутубхона муассасасининг библиография хизматига бевосита ёрдам бериш учун абонентнинг мурожаат этишига асос бўлган мақсадни билиш муҳимдир.

Чуқур таҳлил учун ҳамма маълумотларни кўриб чиқиш керак. Кўп ахборот-кутубхона муассасаларида маълумот–библиография хизмати кўрсаткичларини ҳисобга олишда ҳисоб китобида асосан мавзули маълумотларгина номма-ном юқоридаги чизмада ҳисобга олинади, чунки бу мавзули маълумотлар кўп меҳнат талаб қилади ва бажаришда абонент тўғрисида маълумот ва сўроқ мақсади зарур бўлади. Қолган сўроқларни бажаришда фойдаланувчининг кимлиги ва сўроқ мақсади бўлиши шарт эмас. Шу сабабли бу маълумотларнинг умумий сони келтирилади.

Баъзи ҳолларда сўроқларни хилларини ҳисобга олиш билан бирга уни бажаришда фойдаланилган манбаларни (масалан, МБАнинг фойдаланилиши) ҳам келтирилади. Бунинг учун қуйида келтирилганидек, махсус икки блокдан иборат ҳисоб шакли ишланади:

  

Маълумотларнинг хиллари			Маълумотларни бажаришда фойдаланилган  манбаалар
Аниқловчи	Манзилли библиографик	Фактографик	Каталоглар	Картотекалар	Библиографик қўл  ланмалар	Маълумотномалар	хотира бўйича
1	2	3	4	5	6	7	8

Библиография ишларининг бошқа турлари ҳам ихтиёрий равишда бир ҳужжатда ҳисобга олиб борилади, лекин режа ва ҳисобот учун уларнинг ҳам, албатта, ҳисобини юритиб бориш зарур.

Библиография ишининг назорати  ва ҳисоботи. Бошқарувнинг муҳим қисми режа вазифаларининг бажарилишини, лавозим ва технологик йўриқномаларнинг бажарилишини, библиографик жараёнларга вақт нормаси ва стандартларга риоя қилинишини назорат қилишдир. Ахборот-кутубхона муассасаларида иш натижалари бўлимлар ходимларининг, шу жумладан, библиография бўлими ходимларининг ишлаб чиқариш йиғилишларида мунтазам кўриб борилади. Бу мажлисларда йиллик режанинг бажарилишининг бориши ва ахборот-кутубхона муассасаси раҳбарияти қабул қилган қарор ва кўрсатмаларни текшириш билан боғлиқ бошқа ишлаб чиқариш масалалари муҳокама қилинади.

Библиография ишининг бажарилишини назорат қилиш ахборот-кутубхона муассасаларида библиография бўлими мудири зиммасига, методика  ва библиография бўлимининг катта библиографига юклатилади.

Иш жараёнида бошқарув субъекти (бўлим мудири) режа топшириқларининг бажарилишини ходимларнинг режани бажарилишлари ҳақидаги ҳисоботлари орқали назорат қилиб боради.

Библиография ишининг ҳисоботи – назорат қилиш воситаси ва режалаштирилган ишларнинг бажарилиш натижалари тўлиқ келтирилган ёзма маълумотдир.

Чорак ва йиллик режаларнинг бажарилиш натижалари библиография бўлимининг ҳисобга олиш, назорат ва ҳисобот ишларининг якунловчи бўғини ҳисобланган кварталлик ва йиллик ҳисоботларида якунланади.

Ҳисоботлар библиографларнинг чорак ҳисоботлари, кундалик ва справка-библиография ишлари ва библиографик ахборот билан таъминлашни (хусусан, оммавий тадбирларни) ҳисобга олиш китоби асосида тузилади.

Ҳисоботнинг ҳам рақам кўрсаткичли (статистик) ва матнли қисмлари бор. Ҳисобот шакли ва тузилиши режанинг шакли ва тузилишига мувофиқ бўлиши зарур. Режада келтирилган жараёнларнинг ҳаммаси шу кўринишда, ўлчов бирлиги ҳам шу ҳолда ҳисоботнинг рақам кўрсаткичли қисмига ўтказилади ва бажарилиши ёзилади.

Ҳисоботнинг бу статистик қисми тегишли катакларида ҳар бир иш жараёнининг бажарилиш ҳажми ва сарфланган вақт ёзилади, бу ишларнинг ҳар бирини бажарилиши, ҳар бир жараёнга сарфланган вақт ва меҳнатни таҳлил қилиш имконини беради.

Бу шаклдаги ҳисобот ички ҳисобот ҳисобланди.

Марказнинг умумий ҳисоботида эса, шундай умумий режада кўрсатилган йўналишлар бўйича умумлашган кўрсаткичлари берилади. Унинг шакли қуйидагича:

 

 

Йиллик ҳисоботнинг шакли

 

Т/р	Иш йўналишининг номи	2013 йил кўрсаткичлари	2014 йил		Масъул шахс
			режа	бажарилиши
1	2	3	4	5	6

Ҳисобот шакллари қандай бўлмасин, библиография ишига масъул бўлинма доирасида кўрсаткичлар мажмуи библиографик иш жараёнларини назорат қилиш, тартибга солиш имконини берадиган ва яна юқори орган – раҳбарият олдида ҳисобот бериш учун асос бўлиши зарур.

Ҳисоботнинг статистик қисмидан ташқари, яна матн қисми ҳам бўлиши керак.

Ҳисоботнинг матнли қисми (одатда у ахборот қисми дейилади) да библиография иши ҳар томонлама тавсифланади.

Йиллик ҳисобот илғор тажрибани ўрганиш ва тарқатиш бўйича муҳим манбадир. Шу сабабли ҳисоботнинг библиографик хизмат билан боғлиқ қисмидаги жараёнларга асосий диққат қаратилади.

Ҳисоботда иш якунларини таҳлил қилишда йил давомидаги ютуқлар билан бирга камчиликлар ҳам аниқланади.

Ахборот библиография хизмати тавсифланаётганда энг муваффақиятли тадбирлар (кўргазмалар, “мутахассис куни”) дан, уларнинг самараси (унда иштирок этган мутахассислар, уларга берилган манбалар сони ва ҳ.к.) дан аниқ мисоллар келтирилади.

Маълумот–библиография хизмати нафақат бажарилган сўроқлар турлари бўйича рақам кўрсаткичлари билан тавсифланади, қандай фан тармоқлари бўйича сўроқлар бажарилди, бу сўроқлар қайси тоифа китобхонлари учун бажарилди шулар ҳам кўрсатилади.

Таҳлил пайтида мавзули сўроқларда тасвирланган ҳужжатларнинг турлари  ва хронологик чегарасига эътибор бериш зарур (қандай материаллар кўпроқ сўраляпти, бу иш ахборот-кутубхона фондини ретроспектив тўлдириш зарурми – йўқми, шуларга ёрдам беради).

Ҳисоботда яна рад этилган ва бошқа ахборот-кутубхона муассасаларига юборилган сўроқлар ҳақидаги маълумотлар ҳам берилиши керак. Бу МБАни такомиллаштириш бўйича, фондни маълумот ва библиографик қўлланмалар билан тўлдириш учун зарур чоралар кўриш имконини беради.

Бажарилган маълумотларни ҳисобга олиш китоби МБАнинг турли бўғинларига мурожаат қилиш тезлигини таҳлил қилиш, адабиётни акс эттириш, библиографик ахборотнинг тўлиқлиги, қидиришнинг кўп меҳнат талаб қилиши нуқтаи назаридан МБАнинг мустаҳкам манбалигини таҳлил қилишга ёрдам беради. Бундан ташқари, ҳисоб китоби маълумотларига асосланиб, библиография бўлими ходимларининг касбий тайёргарлиги, уларнинг библиографик қидириш услубларини қанчалик эгаллаганлиги ҳақида фикр юритиш мумкин.

Ҳисоботнинг якунловчи қисмида ахборот-кутубхона муассасасининг библиография ишларини бундан буён такомиллаштириш бўйича фикр мулоҳазалар ва йўл-йўриқлар келтирилади.